La Superintendencia de Sociedades automatiza procesos con IBM SPSS Statistics y el apoyo de CALA ANALYTICS

La Superintendencia de Sociedades es un organismo técnico, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, mediante el cual el Presidente de la República ejerce la inspección, vigilancia y control de las sociedades mercantiles, así como las facultades que señala la ley en relación con otras personas jurídicas o naturales.

Anualmente, 28.000 Sociedades envían 25.702.520 registros financieros a la Superintendencias. Esta información debe venir especificada en miles de pesos y debe ser revisada para tener certeza que los datos se encuentren correctamente diligenciados. El proceso se realiza comparando los datos con los del RUE (Registro Único Empresarial), con datos recibidos anteriormente y con otros documentos adicionales. Todo esto se realizaba de forma manual.

Actualmente la Superintendencia utiliza IBM SPSS Statistics, herramienta con la cual generan varias consultas a la base de datos, que retorna las cifras de los envíos actuales y anteriores de las sociedades. Por otro lado, los funcionarios cargan en la solución archivos Excel que les envían del RUE y ejecutan comparaciones entre ellos. Así, obtienen varias sintaxis que les permiten determinar cuándo una sociedad envía datos con decimales, cuándo son idénticos a los de los años anteriores o cuándo tienen diferencia de 3 o más dígitos con los del RUE.

 “Podemos identificar a un 95% qué Sociedades envían la información bien o mal diligenciada. El restante de los datos aún se revisa manualmente, pero la reducción de la labor es notable”, 

Juan Carlos Rodríguez, Grupo de Gestión Estadística.

La entidad comenzó a utilizar IBM SPSS Statistics y encontró como principal ventaja la facilidad de uso de la herramienta. Actualmente se realizan sintaxis que son documentadas dentro de la solución; de tal forma que después puedan ser leídas y entendidas por cualquier persona, sin necesidad de un conocimiento avanzado de los temas ni de los códigos.

“De alguna forma, ninguno de los administradores de la herramienta tiene una formación estadística suficientemente fuerte, pero sí tienen ciertos conocimientos informáticos, sobre todo de los datos que se manejan. Con IBM SPSS se ve muy gráficamente cuál es la tarea que se tiene que realizar y se generan sintaxis y comprobaciones sin necesidad de entrar en detalles de códigos que pueden ser densos. Esa es la razón principal por la que se utiliza la herramienta”, 

Juan Carlos Rodríguez, Grupo de Gestión Estadística.

Este proyecto se realizó con el acompañamiento de CALA ANALYTICS, quienes han capacitado al área de estadística de la Superintendencia de Sociedades con cursos como ‘Manejo Operativo’, ‘Estadística Básica’ y ‘Regresión’.

“También se ha recibido una excelente consultoría, donde la disposición y disponibilidad ha sido total a cualquier inquietud que ha surgido en cualquier momento”, Juan Carlos Rodríguez, Grupo de Gestión Estadística.